Stratégies pour une gestion administrative efficace

Stratégies pour une gestion administrative efficace

La gestion d’une entreprise ou d’une organisation est une tâche difficile et complexe. Pour que l’administration d’une entreprise réussisse, elle doit disposer de stratégies spécifiques à son employeur et à son lieu de travail. Si vous recherchez des stratégies susceptibles d’améliorer la gestion administrative, nous pouvons vous aider.

Dans cet article, nous examinons différentes théories de la gestion administrative, les compétences nécessaires à une gestion efficace et les avantages que peut présenter une gestion administrative efficace.

Qu’est-ce que la gestion administrative ?

Le terme « gestion administrative » désigne l’acte de diriger et de maintenir une entreprise ou une organisation. L’objectif principal de la gestion administrative est de créer une structure formelle qui facilite le succès d’une entreprise ou d’une organisation particulière. Les employés de la gestion administrative créent une hiérarchie d’autorité, décident de leurs fonctions clés, attribuent les différents domaines de responsabilité et répartissent le travail entre les différents services de l’entreprise.

Théories de la gestion administrative

Le concept de ce à quoi ressemble une gestion administrative efficace a évolué au fil du temps, à mesure que différentes théories ont été créées et appliquées. Voici quelques-unes des théories les plus connues de la gestion administrative efficace :

Les principes de gestion administrative de Fayol

Henri Fayol était un théoricien qui a introduit 14 principes de gestion administrative basés sur son expérience d’ingénieur et de directeur d’une compagnie minière dans les années 1800. Les 14 principes de Fayol sont considérés comme l’une des premières théories de la gestion administrative. Ces principes sont les suivants :

Division du travail : Répartition des tâches entre les employés
Autorité : Décider du fonctionnement de la chaîne de commandement au sein de l’organisation
Discipline : Définir des politiques sur la manière dont les normes de comportement sont appliquées
Unité de commandement : Sélection d’une seule personne ou d’une équipe pour constituer le pouvoir exécutif
Unité de direction : Maintenir des objectifs et une vision unifiés
Subordination des intérêts individuels : Sacrifier les besoins personnels pour le bien de l’organisation
Ordre : Communiquer les attentes et les instructions
L’équité : Donner la priorité à un traitement et à des relations justes et équitables
Stabilité du personnel : Maintien de relations à long terme entre l’employé et l’employeur
Initiative : Profiter de chaque opportunité et agir avec un sentiment d’urgence.

La théorie de la gestion administrative de James D. Mooney

James D. Mooney était un ingénieur et un cadre d’entreprise. Vous le connaissez peut-être comme l’un des premiers leaders de la théorie managériale. Il a identifié trois principes clés qui font des organisations des entités sociales distinctes. Ces principes sont les suivants :

– Coordination
– Hiérarchie
– Différenciation fonctionnelle

Sur cette base, Mooney, avec Alan Reiley, a développé une théorie des systèmes d’organisation qui attribue un processus et un effet à chaque principe. Son travail est considéré comme essentiel dans le développement de la théorie de la gestion administrative.

Luther Gulick et la théorie POSDCORB

Luther Gulick, un politologue américain, était un expert en administration publique. Il a créé l’acronyme « POSDCORB » qui signifie :

– Planification
– Organiser
– Personnel
– Réalisation
– Coordination
– Rapports
– Budgétisation

Il a estimé que les organisations pourraient mieux gérer les projets si elles les abordaient en utilisant ces huit éléments. La théorie de Gulick s’inspire des 14 principes de Fayol.

Compétences essentielles pour la gestion administrative

Un administrateur est une personne qui dirige les activités de son équipe ou de ses employés et qui assume la responsabilité d’atteindre les objectifs d’une organisation ou d’une entreprise particulière.

Si vous souhaitez améliorer la gestion administrative sur votre lieu de travail, les administrateurs doivent faire preuve de certaines compétences clés. Il s’agit notamment des compétences suivantes

Compétences techniques

L’environnement commercial actuel est dominé par la technologie. Un bon administrateur doit comprendre et maîtriser les technologies pertinentes pour son segment spécifique. Cela signifie que l’administrateur doit comprendre la technologie et savoir comment l’utiliser et l’appliquer dans sa discipline particulière.

Compétences humaines

La compétence technique est liée au travail avec des choses ou des applications, mais la compétence humaine est liée au travail avec des personnes. Cette compétence englobe la manière dont un administrateur interagit avec ses subordonnés, ses égaux et ses supérieurs. Un bon administrateur doit avoir les compétences nécessaires pour comprendre les personnes avec lesquelles il travaille, être réceptif à leurs points de vue et à leurs perceptions, comprendre leurs attentes et identifier leurs points forts et leurs points faibles.

Les compétences humaines comprennent également la capacité à bien communiquer, à comprendre et à être sensible aux besoins et aux sentiments des personnes avec lesquelles vous travaillez ou que vous gérez.

Compétences conceptuelles

C’est la capacité de voir une organisation et de savoir comment chaque partie fonctionne et comment elle est liée à d’autres fonctions. Cela permet à l’administrateur de contrôler la bonne coordination car, dans la plupart des cas, le bon fonctionnement d’un processus dépend des autres processus.

En outre, les compétences conceptuelles permettent à l’administrateur de mieux comprendre sa place dans l’industrie, les forces économiques et du marché qui affectent son segment, et le rôle que les forces politiques et sociales peuvent jouer dans le succès ou l’échec de son organisation.

Stratégies pour une gestion administrative efficace

Voici quelques stratégies clés pour une gestion administrative efficace :

Contrôle budgétaire et gestion des coûts

Cela est essentiel pour le bon fonctionnement de toute organisation. Un gestionnaire administratif efficace doit avoir une stratégie en place pour administrer un budget, gérer les risques et signaler tout écart. Une sous-stratégie de contrôle budgétaire comprendrait également la mise en œuvre de stratégies d’amélioration des coûts telles que l’automatisation, l’élimination des déchets et le contrôle de la productivité.

Contrôle et gestion des changements

C’est toujours un défi de gérer le changement, non seulement au niveau de l’équipe mais aussi au niveau fonctionnel. Il faut mettre en place une stratégie administrative pour gérer le processus de changement, pour évaluer ce changement, le budgétiser, le mettre en œuvre et s’assurer qu’il est accepté dans les différents services d’une organisation.

Délégation

C’est une nécessité fondamentale pour l’aspect administratif de toute opération commerciale. Si vous voulez que votre entreprise fonctionne bien, attribuez des responsabilités au sein de l’équipe. Vous devez également préciser les niveaux d’autorité afin que les tâches soient accomplies dans les délais par ceux qui sont les plus qualifiés pour le faire.

Définition des objectifs

Il s’agit d’une stratégie à l’échelle de l’entreprise, mais qui nécessite la participation de toute l’administration. Il doit y avoir une stratégie qui définit un plan d’action clair pour les employés et qui énonce des objectifs spécifiques. La plupart des organisations suivent la méthodologie SMART pour fixer des objectifs : spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps.

Développement du leadership

Une gestion administrative efficace comprend une stratégie visant à promouvoir les dirigeants de l’intérieur, ce qui nécessitera de développer les capacités des membres de l’équipe existante et de perfectionner leurs compétences. Le développement du leadership est étroitement associé à la planification de la relève, et les deux sont très importants pour toute organisation.

Gestion des performances

Les évaluations de performances jouent un rôle important dans toute organisation. Une bonne stratégie de gestion administrative implique des mesures qui fournissent un retour d’information et une orientation aux membres de l’équipe afin que chacun connaisse leur valeur et soit orienté vers la réalisation des mêmes objectifs.

Gestion des problèmes

Toute entreprise, petite ou grande, est confrontée à des défis et à des revers. La gestion administrative se charge souvent d’identifier ces problèmes, d’en rechercher la cause et de proposer des solutions pour résoudre non seulement le problème lui-même, mais aussi les conséquences qu’il a engendrées.

Établir des normes

Une organisation fonctionne généralement selon le principe de la valeur ajoutée pour ses parties prenantes. Pour ce faire, il doit y avoir un ensemble de normes en place pour garantir que les produits et/ou services de l’organisation sont à la hauteur et répondent à des normes acceptables. L’application de ces normes doit être l’une des principales priorités d’une entreprise.

Formation d’équipes

Si vous voulez réussir, vous le ferez en utilisant votre personnel. Pour ce faire, mettez en œuvre des stratégies de consolidation d’équipe afin que votre équipe reste motivée. Les activités de consolidation d’équipe sont également importantes pour développer les relations au sein de l’équipe et la fidélité à l’entreprise.

Transparence

L’un des rôles de la gestion administrative est de fournir des informations précises aux employés et au public. Tous les rapports doivent être francs et aucune pratique ne doit être mise en place qui nécessiterait de cacher quoi que ce soit aux membres de l’équipe de base ou à vos clients.

Avantages de la mise en œuvre de stratégies de gestion administrative solides

Les organisations comprennent maintenant le rôle important qu’une gestion administrative efficace peut jouer dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Parmi les principaux avantages de la mise en œuvre de stratégies de gestion administrative solides, on peut citer

Une situation financière saine

Une stratégie de gestion administrative efficace pour garantir que les finances de l’entreprise sont gérées efficacement afin que les dépenses restent sous contrôle et dans les limites du budget. Il n’y a pas de gaspillage inutile d’argent ou de ressources, et les documents financiers de la société sont en parfait ordre. Si ces domaines sont correctement gérés, le flux de trésorerie de l’entreprise reste stable.

Une productivité maximale

Une bonne gestion administrative utilise toujours la force de l’équipe. Il s’agit notamment de déterminer quels membres de l’équipe seront les plus aptes à accomplir une certaine tâche. En capitalisant sur la force de chaque membre de l’équipe, il y a moins de mauvaise gestion du temps, une plus grande productivité, des résultats plus rapides et un niveau de motivation plus élevé au sein de l’équipe.

Faciliter la réalisation des objectifs

Une bonne stratégie soutient toujours les objectifs principaux d’une organisation. La gestion administrative est essentielle à la création de processus efficaces et à leur mise en œuvre. L’objectif de chaque projet, politique et action au sein d’une entreprise doit être d’atteindre un but établi.

Satisfaction maximale des employés et des clients

Une gestion efficace conduira à une bonne répartition du travail et à une motivation accrue des employés. Lorsque les employés sont motivés, leurs performances seront meilleures, ce qui conduira à des clients heureux et à une plus grande satisfaction des clients.

Des décisions fondées sur des données

Une stratégie de gestion administrative efficace ne sera jamais fondée sur un caprice ou une hypothèse. Elle sera conçue à partir de données liées aux processus opérationnels. Toute décision prise doit être fondée sur des informations passées et actuelles et sur des objectifs futurs.

Autres conseils pour une gestion administrative efficace

Voici quelques derniers conseils pour une gestion stratégique efficace :

Planifier stratégiquement

Pour une gestion administrative efficace, il est impératif que l’équipe de gestion administrative connaisse les objectifs stratégiques de l’organisation. Lorsque cela se produit, les processus et les fonctions qui sont mis en œuvre au sein de l’organisation auront une incidence directe sur la réalisation de ces objectifs.

Se concentrer sur tous les processus

Une bonne stratégie de gestion administrative garantira que chaque processus est conçu pour un rendement maximal. Les questions et les problèmes liés aux processus administratifs doivent être identifiés à un stade précoce et traités rapidement pour éviter les pertes ou les retards.

Évaluer les performances de l’entreprise

L’administration est une fonction quotidienne. Une gestion administrative efficace nécessitera une évaluation régulière des performances d’une organisation. Cette évaluation peut être effectuée lors de réunions bihebdomadaires, hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles, selon le type de secteur d’activité et la concurrence. Le suivi des performances d’une entreprise, de ses progrès et de ses fonctions clés est impératif pour le succès de la gestion administrative et de l’organisation elle-même.

Donner la priorité à la communication

De nombreuses entreprises échouent à cause d’une communication inefficace, car elle peut détruire le fonctionnement d’une entreprise, le niveau de motivation de ses employés et le taux de satisfaction de ses clients. Un manque de communication peut également conduire à des décisions erronées et mal informées qui peuvent souvent s’avérer désastreuses pour une entreprise. Si vous voulez réussir dans la gestion administrative, vous devrez bien communiquer avec vos employés, vos superviseurs et vos clients.

La gestion administrative est la clé du bon fonctionnement d’une entreprise, et c’est pourquoi les responsables administratifs sont tenus d’avoir une bonne compréhension de toutes les étapes du processus de gestion. Il n’existe pas de stratégie unique qui rende la gestion administrative complète. Une gestion administrative efficace nécessite la mise en œuvre de plusieurs stratégies qui sont basées sur la mission, la vision et les objectifs de chaque organisation.

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