Qu’est-ce que la gestion administrative ?

Qu’est-ce que la gestion administrative ?

L’épine dorsale d’une organisation efficace est le professionnel de la gestion administrative. Un individu peut se demander ce qu’est la gestion administrative et ce que fait un gestionnaire administratif. Les gestionnaires administratifs sont responsables des tâches quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement d’une organisation dans l’environnement commercial actuel, qui évolue rapidement.

Selon la taille et le type d’organisation, un responsable administratif peut travailler seul ou avec d’autres personnes de soutien administratif, telles qu’une secrétaire, des assistants administratifs et du personnel de bureau. L’objectif général d’un responsable administratif est de veiller à ce que son organisation fonctionne efficacement. Les personnes qui souhaitent faire carrière en tant que gestionnaire administratif peuvent envisager d’obtenir une licence en administration des affaires.

Le rôle de la gestion administrative

Un responsable administratif doit exécuter diverses tâches, qui peuvent varier en fonction de la taille de l’organisation et du secteur d’activité. En général, les responsables administratifs supervisent les installations pour s’assurer que le lieu de travail est bien organisé et sûr pour les employés. Une installation doit être ordonnée de manière à ce que les membres du personnel aient facilement accès aux fournitures et aux ressources dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Les autres tâches consistent à fixer des délais et des objectifs réalisables pour le personnel administratif. En fixant ces objectifs, les responsables administratifs peuvent aider leur service à devenir plus efficace, ce qui augmentera l’efficacité globale de l’organisation. En outre, ils sont responsables de la tenue, de la gestion et de l’organisation des dossiers afin que les employés puissent accéder plus facilement aux informations pertinentes. Dans de nombreux cas, les responsables administratifs sont également chargés de veiller à ce que les feuilles de temps des employés soient exactes et de superviser les budgets opérationnels.

Les gestionnaires administratifs évaluent également les politiques et les procédures et font des recommandations aux cadres sur la manière d’améliorer les opérations. Par exemple, un responsable administratif peut consulter ses dossiers et constater que les employés utilisent certaines machines plus que d’autres. Il peut alors recommander à l’entreprise d’investir dans les machines les plus utilisées au lieu de gaspiller de l’argent dans des équipements rarement utilisés. En outre, il est responsable de l’entretien des équipements, des machines et de tout système électrique ou mécanique. Si l’une de ces ressources doit être réparée, le responsable administratif veille à ce qu’un bon de travail soit créé pour régler le problème.

Les tâches principales d’un professionnel de la gestion administrative requièrent des connaissances spécifiques au secteur d’activité. Par exemple, un administrateur qui travaille dans l’industrie du vêtement doit comprendre les systèmes et les processus impliqués dans la fabrication des vêtements, et bien connaître la terminologie propre à l’industrie.

Les tendances de la gestion administrative

Pour réussir, les responsables administratifs doivent se tenir au courant des tendances qui remodèlent leur industrie et le monde des affaires en général. Il s’agit notamment de l’informatique dématérialisée, du travail par activité et du travail à distance, qui ont tous eu un impact sur la gestion administrative et le fonctionnement des bureaux.

Le Cloud Computing

Le cloud computing permet aux organisations et aux employés d’accéder à des informations importantes depuis n’importe quel endroit du monde.

– Les responsables administratifs sont chargés de s’assurer que les employés ont accès au cloud et que l’organisation est à jour dans ses paiements au service d’hébergement du cloud.
– Ils sont également chargés de veiller à ce que les services en cloud répondent aux besoins des employés.

Environnements de travail basés sur les activités

Les environnements de travail basés sur l’activité offrent aux employés des lieux de travail qui répondent à des tâches spécifiques.

– Les responsables administratifs travaillent avec les employés pour évaluer leurs besoins professionnels et élaborer un plan d’utilisation efficace de l’espace de bureau.
– La mise à disposition d’une salle dédiée à une équipe de vente qui doit passer des appels à froid à des clients potentiels en est un exemple.
– Les responsables administratifs peuvent également aider les nouveaux employés qui ne sont pas habitués à travailler dans un environnement de travail basé sur les activités à s’adapter au nouvel espace.

Travail à distance

Le travail à distance a modifié les tactiques utilisées par les responsables administratifs pour assurer l’efficacité opérationnelle.

– Le travail à distance met les responsables administratifs au défi de trouver des moyens de contrôler les performances des employés.
– Ils doivent s’assurer que les superviseurs sont au courant des progrès des employés vers la réalisation des objectifs à court et à long terme.
– Les gestionnaires administratifs doivent également encourager les superviseurs à reconnaître les performances des employés pour encourager le travail.

Que sont les compétences en gestion administrative ?

Les gestionnaires administratifs les plus efficaces font preuve de diverses compétences de base, notamment le leadership, la réflexion analytique, la communication et le souci du détail.

Le leadership : Les gestionnaires administratifs supervisent des équipes administratives. Ils sont chargés de donner l’exemple et de veiller à ce que chaque membre de l’équipe termine son travail à temps.
Réflexion analytique : Les responsables administratifs analysent les tendances et les données des dossiers qu’ils conservent afin de mettre au point des procédures opérationnelles innovantes pour rendre le bureau plus efficace. Par exemple, leurs dossiers peuvent montrer que les employés utilisent rarement certaines machines. Le responsable administratif peut partager ces informations avec la direction générale et faire ainsi économiser de l’argent à l’organisation.
Communication : De bonnes compétences en matière de communication sont essentielles pour les responsables administratifs. Ils communiquent fréquemment avec les employés, les fournisseurs et les clients potentiels. En outre, ils doivent être capables de communiquer efficacement et d’enseigner les protocoles de sécurité aux employés.
Attention aux détails : Les responsables administratifs doivent avoir le souci du détail car ils sont responsables des opérations quotidiennes d’une organisation. Ils s’occupent également de la planification des employés, des feuilles de temps et de la paie.

Croissance des salaires et de l’emploi pour les cadres administratifs

Il est important d’approfondir l’aspect financier de la poursuite d’une carrière de gestionnaire administratif. En 2019, le salaire annuel médian d’un gestionnaire administratif était de 96 940 €, qui prévoit que l’emploi de ces professionnels augmentera de 7 % entre 2018 et 2028.

Les personnes titulaires d’une licence et ayant de l’expérience peuvent s’attendre à gagner un salaire plus élevé que celles qui débutent dans la gestion administrative. De plus, certains domaines comme les finances et les services techniques offrent des salaires plus élevés que les soins de santé ou l’éducation, par exemple. Enfin, la localisation peut être un facteur de rémunération.

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