Gagnez du temps grâce à ces 7 conseils en matière d’administration des entreprises

Gagnez du temps grâce à ces 7 conseils en matière d’administration des entreprises

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, il est impossible d’éviter l’administration des affaires. Après tout, il y a des tâches qui doivent simplement être effectuées. Le temps que vous consacrez aux tâches administratives est cependant du temps que vous ne pouvez pas consacrer à la croissance de votre entreprise, à la génération de nouvelles ventes ou à la fourniture d’un bon service à vos clients. C’est pourquoi il est important de réduire le temps que vous consacrez à l’administration des entreprises.

Voici sept conseils en matière de gestion d’entreprise qui vous feront gagner du temps.

1. Externalisez

La meilleure façon de gagner du temps sur les tâches administratives des entreprises est de ne pas les faire et de demander à quelqu’un de les faire à votre place. Dans de nombreuses situations, l’externalisation de ces tâches est la meilleure option. Par exemple, vous pouvez engager un comptable pour faire vos comptes et préparer vos déclarations fiscales, ou vous pouvez externaliser la comptabilité. Vous pouvez également externaliser les tâches liées aux ressources humaines ou engager un assistant personnel virtuel.

2. Priorisez les tâches

Ce n’est pas parce que vous êtes occupé que vous utilisez efficacement votre temps. En outre, le fait de faire les tâches les plus prioritaires en premier, même lorsqu’elles sont les plus difficiles, vous fera gagner du temps à long terme. Donc, priorisez vos tâches administratives et travaillez ensuite sur la liste dans l’ordre.

3. Tenir moins de réunions

Il est trop facile de tenir une réunion car c’est ce que vous faites toujours dans des situations particulières. Mais de nombreuses réunions ne sont pas vraiment nécessaires, surtout si elles ont une fonction administrative. Avant de convoquer une réunion, évaluez si elle est vraiment nécessaire tout en explorant d’autres moyens d’atteindre le même objectif. Par exemple, vous pourriez organiser la réunion sur Skype pour réduire le temps de déplacement, communiquer les informations par courriel au lieu de tenir la réunion, ou établir un document de collaboration qui supprime la nécessité de la réunion.

4. Mettre en place des conditions et des politiques de paiement efficaces

Certaines des tâches administratives les plus longues et les plus stressantes que vous devez effectuer en tant que propriétaire d’entreprise concernent les paiements et le contrôle du crédit. La gestion des flux de trésorerie serrés causés par les retards de paiement, la recherche de clients pour le paiement et les réponses aux questions sur les factures en sont des exemples. La mise en place de conditions et de politiques de paiement efficaces vous permettra de réduire au minimum le temps que vous devez consacrer à ces tâches.

5. Utilisez le cloud

Avoir accès aux documents et aux dossiers quand vous en avez besoin vous fera gagner du temps. Pouvoir travailler aux heures qui vous conviennent, où que vous soyez dans le pays ou dans le monde, peut également vous faire gagner du temps. Le cloud permet également d’établir un meilleur travail collaboratif au sein de votre équipe.

6. Mettre en œuvre l’automatisation des processus

Une autre façon de ne pas effectuer une tâche administrative est d’automatiser le processus. Cela ne fonctionnera pas pour toutes ces tâches, mais c’est efficace quand c’est possible. En général, l’automatisation fonctionne mieux pour les tâches qui sont prévisibles et répétitives. Par exemple, un bon logiciel de comptabilité peut automatiser un grand nombre de tâches comptables répétitives que votre entreprise doit maîtriser.

7. Tenir de bons registres

La tenue de registres est une tâche administrative, mais si vous vous assurez que vous le faites correctement, vous gagnerez du temps. En effet, vous ferez moins d’erreurs, notamment si vous évitez que la charge de travail ne s’alourdisse en maîtrisant la tenue des registres. En outre, vous aurez toujours accès aux informations dont vous avez besoin quand vous en avez besoin lorsque vous tenez de bons registres.

Le fil conducteur de chacun de ces conseils est de travailler plus intelligemment. En travaillant mieux, vous gagnerez du temps sur les tâches administratives.

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